Réceptioniste

Le rôle

Responsabilités

• Accueillir les visiteurs, les clients et les employés avec un comportement chaleureux et professionnel. Les diriger vers la personne ou le service approprié.
• Gérer les appels entrants, prendre les messages et transférer les appels aux membres de l'équipe concernés.
• Ramasser le courrier et le distribuer en interne aux employés.
• Assurer le suivi des fournitures de bureau, commander les remplacements nécessaires et veiller à ce que le garde-manger soit approvisionné en collations et en boissons.
• Fixer des rendez-vous pour l'entretien du bureau (nettoyeurs, réparations, etc.) et assurer la coordination avec les prestataires de services.
• Coordonner les réunions et les conférences téléphoniques avec la direction et le conseil d'administration.
• participer à des projets spéciaux, tels que l'organisation de voyages (vols, hébergement) pour des déplacements professionnels et la préparation de rapports de dépenses.

Exigences

• Au moins un an d'expérience dans un poste de réceptionniste ou d'administration.
• Solides compétences organisationnelles pour gérer efficacement les fournitures de bureau et les rendez-vous.
• Attitude amicale et serviable lors des interactions avec les visiteurs et les appelants.
• Maîtrise des logiciels Office (par exemple, Microsoft Office, Google Workspace).
• Excellentes aptitudes à la communication, à la collaboration et à la résolution de problèmes.
• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.

Ce que nous offrons

• Assurance dentaire
• Assurance invalidité
• Assurance santé complémentaire
• Assurance vie
• Assurance vision
• Vacances et congés compensatoires
• Événements d'entreprise
• Gymnase sur place
• Horaires flexibles
• Boissons et collations gratuite
• Programme d'assistance aux employés
• Programmes de bien-être
• Tenue décontractée

Receptionist

The role

Responsibilities

• Welcome visitors, clients, and employees with a warm and professional demeanor. Direct them to the appropriate person or department.
• Manage incoming calls, take messages, and transfer calls to the relevant team members.
• Pick up the mail and distribute it internally to employees.
• Keep track of office supplies, order replacements as needed, and ensure the pantry is stocked with snacks and beverages.
• Schedule appointments for office maintenance (cleaners, repairs, etc.) and coordinate with service providers.
• Coordinate meetings and conference calls with management and the board of directors.
• Assist with special projects, such as booking travel arrangements (flights, accommodations) for work-related trips, and preparing expense reports.

Requirements

• At least 1 year of experience in a receptionist or administrative role.
• Strong organizational skills to manage office supplies and appointments efficiently.
• A friendly and helpful attitude when interacting with visitors and callers.
• Proficient in using office software (e.g., Microsoft Office, Google Workspace).
• Excellent communication, collaboration, and problem-solving skills.
• Ability to work both independently and as part of a team.

Benefits

• Dental Insurance
• Disability Insurance
• Complementary Health Insurance
• Life insurance
• Vision insurance
• Vacation and Compensatory Leave
• Corporate Events
• Gym on site
• Flexible hours
• Free drinks and snacks
• Employee Assistance Program
• Wellness Programs
• Casual dress